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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Anwendung Kalkuly ist:

Kalkuly – Inhaber Mikail Inam Fasanenstraße 14 45772 Marl Deutschland

Telefon: +49 1578 3047730 E-Mail: mikail.inam10@gmail.com

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür derzeit nicht vorliegen.

2. Grundsätzliches

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3. Zwei Rollen: Website und Anwendung

Diese Erklärung unterscheidet zwischen zwei Bereichen:

Website (kalkuly.de): Hier sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Anwendung Kalkuly: Soweit unsere Kundinnen und Kunden in der Anwendung eigene Daten verarbeiten – etwa Daten ihrer Beschäftigten, Objekte oder Auftraggeber – sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist in diesem Fall der jeweilige Kunde. Grundlage ist der mit dem Kunden geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für die Verarbeitung der Daten des Kunden selbst (Konto, Abrechnung) sind wir Verantwortlicher.

4. Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen an den Server übermittelt und vorübergehend gespeichert:

Zweck: Sicherstellung eines störungsfreien Verbindungsaufbaus, Auswertung der Systemsicherheit und Stabilität. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot). Speicherdauer: in der Regel 30 Tage, danach Löschung.

5. Hosting

Unsere Website und Anwendung werden gehostet bei:

Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA

Vercel verarbeitet in unserem Auftrag die oben genannten Server-Logfiles. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine Übermittlung in die USA kann stattfinden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie – soweit einschlägig – auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, im Rahmen der Vertragserfüllung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Datenbank und Dateispeicher

Supabase Pte. Ltd, 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513

Supabase speichert in unserem Auftrag die Konto-, Objekt-, Kalkulations- und Zeiterfassungsdaten sowie hochgeladene Fotos. Der von uns genutzte Datenbankstandort ist Frankfurt am Main, Deutschland (Region eu-central-1). Eine Speicherung der Kundendaten erfolgt damit ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Benutzerkonto und Anwendung

Für die Nutzung von Kalkuly ist ein Konto erforderlich. Wir verarbeiten dabei:

Zweck: Bereitstellung der Anwendung, Zugangskontrolle, Support. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende werden die Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (§ 147 AO, § 257 HGB: bis zu 10 Jahre für abrechnungsrelevante Unterlagen).

8. Foto-Analyse durch künstliche Intelligenz

Kalkuly bietet die Möglichkeit, Fotos von Objekten hochzuladen und automatisiert auswerten zu lassen (z. B. Verschmutzungsgrad, Belagsart, Möblierung, Anzahl von Glaselementen).

Dienstleister: Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA (Modellfamilie „Claude")

Die hochgeladenen Bilder werden zur Analyse an den genannten Anbieter übermittelt und dort verarbeitet. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Nach unserer Vereinbarung mit dem Anbieter werden die übermittelten Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Wichtiger Hinweis für unsere Kundinnen und Kunden: Bitte laden Sie keine Fotos hoch, auf denen Personen erkennbar sind. Sollten Personen unvermeidbar abgebildet sein, sind Sie als Verantwortlicher für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit verantwortlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung findet auf Servern in den USA statt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil des mit dem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags sind. Speicherdauer: Hochgeladene Fotos werden gespeichert, solange das zugehörige Objekt im Konto besteht, und können jederzeit gelöscht werden. Beim KI-Anbieter werden die übermittelten Daten für 30 Tage zu Sicherheits- und Missbrauchserkennungszwecken vorgehalten und anschließend gelöscht.

9. Zeiterfassung per QR-Code

Kalkuly ermöglicht eine Zeiterfassung ohne Anmeldung über QR-Codes. Dabei werden Beginn und Ende der Tätigkeit sowie die zugeordnete Person und das Objekt gespeichert.

Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der jeweilige Kunde als Arbeitgeber. Wir handeln insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage für den Arbeitgeber ist regelmäßig § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

10. Zahlungsabwicklung

Zahlungen wickeln wir ab über:

Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland

Bei einem Kaufvorgang werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und Zahlungsdaten an Stripe übermittelt. Wir selbst erhalten und speichern keine vollständigen Kreditkarten- oder Kontodaten. Stripe ist insoweit eigenständig Verantwortlicher; es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Rechnungs- und Zahlungsdaten werden entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre aufbewahrt.

11. Cookies und ähnliche Technologien

11.1 Technisch notwendige Cookies

Wir setzen Cookies ein, die für den Betrieb der Website und der Anwendung erforderlich sind. Diese dienen der Anmeldung, der Sitzungsverwaltung, der Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl und der Sicherheit. Ohne sie ist die Anwendung nicht nutzbar.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

11.2 Meta-Pixel (Facebook und Instagram)

Auf unserer Website setzen wir das Besucheraktions-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, ein.

Was dabei geschieht: Das Pixel erfasst, welche Seiten Sie aufrufen und ob Sie bestimmte Handlungen vornehmen — konkret den Klick auf „30 Tage kostenlos testen" und den erfolgreichen Abschluss einer Registrierung. Diese Informationen werden zusammen mit Ihrer IP-Adresse und einer Kennung an Meta übermittelt.

Zweck: Messung der Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen, Ausspielung an geeignete Zielgruppen sowie Optimierung künftiger Kampagnen.

Rechtsgrundlage: Ausschließlich Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Das Pixel wird erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner ausdrücklich zugestimmt haben. Wählen Sie „Nur notwendige", wird kein Skript von Meta geladen und es werden keine Daten übermittelt.

Gemeinsame Verantwortlichkeit: Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir und Meta gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO. Wir haben hierzu die von Meta bereitgestellte Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit („Controller Addendum") geschlossen. Für die weitere Verarbeitung durch Meta nach der Übermittlung ist Meta allein verantwortlich.

Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung an die Meta Platforms, Inc. in den USA kann stattfinden. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie die Zertifizierung von Meta unter dem EU-US Data Privacy Framework.

Speicherdauer: Die Speicherdauer bei Meta richtet sich nach den dortigen Vorgaben. Nähere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta.

11.3 Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Klicken Sie dazu auf „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile jeder Seite und wählen Sie „Nur notwendige". Das Pixel wird dann nicht mehr geladen.

Unabhängig davon können Sie personalisierte Werbung direkt in Ihren Meta-Kontoeinstellungen deaktivieren.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

12. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

13. Empfänger von Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist:

Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

14. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an mikail.inam10@gmail.com.

Beschäftigte unserer Kundinnen und Kunden

Werden Ihre Daten in Kalkuly verarbeitet, weil Sie bei einem unserer Kunden beschäftigt sind – etwa Zeiterfassungen, Objektzuordnungen oder Ihr Mitarbeitereintrag –, ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir handeln insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und sind an seine Weisungen gebunden.

Ihre Rechte aus Art. 15 bis 22 DSGVO – insbesondere auf Auskunft und Datenübertragbarkeit – machen Sie deshalb bitte gegenüber Ihrem Arbeitgeber geltend. Er kann die Sie betreffenden Daten jederzeit selbst aus Kalkuly ausleiten.

Erreicht uns ein Antrag unmittelbar, dürfen wir ihn nicht selbst beantworten: Wir können weder Ihre Identität zuverlässig prüfen noch Daten offenlegen, für die wir nicht verantwortlich sind. Wir leiten den Antrag deshalb unverzüglich an Ihren Arbeitgeber weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf

15. Datensicherheit

Wir verwenden eine SSL-/TLS-Verschlüsselung für die Übertragung aller Daten. Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert. Der Zugriff auf Kundendaten ist auf das erforderliche Maß beschränkt und protokolliert.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.

Stand: August 2026